Le rôle des cadres intermédiaires dans le déploiement du DUI

La mise en place du dossier usager informatisé (DUI) dans les établissements et services médico-sociaux (ESMS) s'inscrit dans une transformation digitale qui touche à la fois les structures, mais aussi leur personnel, ainsi que les personnes accompagnées et leur famille. Cette évolution s'inscrit dans la continuité de la feuille de route du virage numérique, qui fixe les ambitions et les moyens pour moderniser la gestion du parcours de santé dans le secteur social et médico-social. Afin de soutenir ce projet ambitieux, le Ségur de la santé consacre 600 millions d'euros sur la période 2021-2025 pour le développement et la mise en œuvre d'un dossier usager informatisé et communicant, compatible avec Mon espace santé. Or si le DUI est un outil précieux pour les professionnels de l'accompagnement des personnes en situation de handicap, il ne peut se déployer sans l'appui et l'implication des cadres intermédiaires des établissements.

Déployer un DUI : un projet transversal par nature

Tout projet de transformation implique une forme de conduite du changement. Il est donc essentiel de constituer un comité de pilotage pluridisciplinaire autour du déploiement d'un DUI. Pour cela, le directeur de la structure doit comprendre les enjeux du projet et le rôle qu'il doit y jouer en matière de leadership et de gouvernance en lien avec ses cadres intermédiaires, pour : 

• Promouvoir le DUI auprès de ses équipes et être moteur dans l'adoption du logiciel.
• Former et accompagner les équipes en collaboration avec les bons prestataires.
• Suivre l'implémentation du DUI afin de s'assurer qu'il soit intégré dans les processus de travail de l'équipe, en assurant un suivi régulier et en identifiant les éventuels freins à l'utilisation.

Le préalable au lancement d’un projet DUI est la nomination d'un chef de projet unique qui sera responsable de la bonne exécution du projet. Ce chef de projet peut être issu d’une nomination interne au sein d’un des ESMS, d’un recrutement spécifique ou assuré par un tiers prestataire mandaté. Il devra travailler en proximité avec des cadres intermédiaires tels que les chefs de service, responsables d'unité de soins, coordinateurs de parcours, responsables adjoints d'établissement, etc. Déployer un DUI est un travail de co-construction. Pour identifier les besoins, déployer l’outil pour tous, et assurer la bonne tenue du projet, il est nécessaire de construire toutes les étapes du projet avec le plus grand nombre en tenant compte des attentes de chacun.

Checklist : les actions à mettre en place pour collaborer avec les cadres intermédiaires

Dans le cadre d'un déploiement d'un DUI, trois instances sont en première ligne : la direction de l'établissement, le comité de pilotage, et le chef de projet (interne ou externe). Toutefois, ils doivent s'appuyer sur les cadres intermédiaires pour encourager leurs équipes à utiliser le logiciel. Pour cela, vous devez veiller à :

• Intégrer les cadres intermédiaires en amont du projet pour communiquer sur les enjeux.
• Les faire participer dans les groupes de travail en tant qu'experts et référents internes.
• Recueillir leur retour concernant la mise à jour des processus métiers.
• Définir avec eux les formats et indicateurs de reporting pour mesurer la bonne utilisation du DUI.
• Les former de manière continue et progressive selon leur appétence et leur maturité technologique.
• Communiquer largement à chaque mise à jour ou déploiement d'une nouvelle fonctionnalité.
• Identifier des ambassadeurs internes parmi les cadres intermédiaires qui pourront prêcher le projet auprès de leurs équipes. Il est toujours plus facile de poser une question à un collègue qui maîtrise le sujet et que l'on croise au quotidien qu'à la direction informatique ou à un prestataire tiers.

Déployer un DUI est un projet stratégique pour les structures handicap, comme pour tous les ESMS. Sa réussite repose sur l'implication des cadres intermédiaires afin de créer une dynamique vertueuse. Plus les cadres utiliseront l'outil, plus leurs équipes pourront se l'approprier facilement pour un meilleur service auprès des personnes accompagnées.