Le rôle du Chef de Projet interne dans le déploiement du DUI

Dans le cadre du programme ‘’ESMS numérique’’ initié par le Ségur du numérique en santé, les structures médico-sociales accueillant des personnes en situation de handicap sont amenées à mettre en place un logiciel informatisé appelé DUI. Le Dossier Informatisé de l'Usager est une solution digitale offrant une meilleure coordination des équipes multidisciplinaires et permettant une meilleure gestion de l’accompagnement des personnes accompagnées au sein des ESSMS. 

Ce logiciel contribue ainsi à optimiser le parcours individualisé et de répondre aux besoins et aux attentes stipulés dans le projet personnalisé de chaque usager. Afin de faciliter l’installation et l’utilisation de cette solution au sein des différents ESSMS de l’organisme gestionnaire, un Chef de projet DUI est nommé parmi les membres du Comité de Pilotage chargé de la mise en œuvre du déploiement.

Le rôle du Chef de projet dans le déploiement du DUI 

Le Chef de Projet DUI interne porte la vision du projet à réaliser. Il coordonne le rôle des membres du COPIL et répartit les tâches. Il est l’interlocuteur privilégié des sites pilotes, des référents et des équipes de l’éditeur retenu. Il centralise les informations collectées auprès des sites déployés et des référents et décide des arbitrages nécessaires pour le déploiement, l’adaptation et le paramétrage du DUI en accord avec le Comité de Pilotage (COPIL) de l’organisme gestionnaire.

Le chef de projet DUI est idéalement un membre du siège social avec une fonction transverse. Il doit avoir une bonne connaissance du fonctionnement des différents ESSMS gérés par l’organisme gestionnaire ainsi qu’une maîtrise du cœur de métier médico-social. Il formera un binôme avec le responsable informatique qui lui interviendra plutôt sur les arbitrages techniques afin que le DUI choisi s’intègre parfaitement dans le Système d’Information interne. Une première expérience en pilotage de projet informatique s’avère indispensable au regard des enjeux et de la complexité de ce type de déploiement.

Les actions du Chef de Projet DUI 

Le chef de projet étant l’interlocuteur principal de l’éditeur, des directions d’établissements, de la DSI et des référents locaux, celui-ci a pour missions de : 

• Coordonner les travaux du Comité de pilotage et les arbitrages nécessaires pour la bonne avancée du déploiement ;
• Accompagner les directions des établissements dans la mise en œuvre des pré requis nécessaires au bon fonctionnement du DUI dans chacun des établissements ;
• Veiller au respect du calendrier de déploiement ainsi qu’au respect des exigences fixées dans le cahier des charges ;
• Coordonner et suivre la formation et montée en compétences des utilisateurs finaux ;
• Apporter assistance et aide aux utilisateurs tout au long du déploiement du DUI ;
• Analyser les besoins des professionnels et faire remonter à l’éditeur les différents paramétrages à prévoir. 

Le chef de projet doit également : 

• Organiser et assurer l’animation des groupes de travail interne pour favoriser le bon déploiement du DUI ;
• Impliquer et collaborer activement avec les cadres et les référents d’établissements ;
• Recueillir et analyser les différentes demandes d’évolution ; 
• Offrir un accompagnement de proximité au bon usage du DUI.