Le rôle du Comité de pilotage dans le déploiement d’un DUI

Le programme ESMS numérique encourage les ESMS à une transformation digitale progressive. Le but étant d’améliorer la qualité de services des structures médico-sociales et l’accompagnement auprès de personnes en situation de handicap. Ce projet compte principalement sur la mise en place du Dossier informatisé de l’Usager. 

Toutefois, le déploiement d’un DUI ne repose pas simplement sur son installation. Comme tout projet si stratégique, il doit reposer sur une méthodologie de déploiement rigoureuse et éprouvée. Afin d’assurer le lancement du DUI, un comité de pilotage doit être constitué. Ce groupe de travail permettra de faire les arbitrages nécessaires, d’assurer le suivi du projet et de garder une bonne dynamique entre les différents acteurs impliqués.

Le rôle dans ce projet 

Le comité de pilotage DUI, ou aussi également appelé COPIL DUI est un groupe de travail chargé de l’organisation, de la planification et du suivi du déploiement du Dossier informatisé de l’usager dans les différents ESMS de l’organisme gestionnaire. Il assure des comités de suivi réguliers d’avancement de projet tout au long du déploiement. La récurrence de ces comités ainsi que les personnes à mobiliser pour chacune de ces phases de suivi sont définies avec l’éditeur en fonction des ressources mobilisables, des besoins et de la stratégie de déploiement adoptée.

La taille de l’organisme gestionnaire, les moyens humains et matériels mobilisables ainsi que le niveau de maturité des établissements en termes d’informatisation du cœur de métier sont divers facteurs pris en compte dans la constitution d’un comité de pilotage. 

Généralement, le COPIL se compose de : 

• Un chef de projet ;
• Le directeur général ou le directeur général adjoint ; 
• Le responsable qualité ;
• Le responsable communication ; 
• Le responsable des Systèmes d’Information ;
• Des directeurs d’établissements représentatifs des différentes typologies d’ESMS gérés par votre organisme gestionnaire.

Les actions du comité de pilotage DUI

La mise en place du comité de pilotage DUI permet d’assurer le lancement et la bonne avancée du déploiement du DUI au travers de différentes actions :

Définir un calendrier de déploiement

La définition d’un planning prévisionnel de déploiement par le comité de pilotage permet d’organiser les différentes phases clés du déploiement (Récupération des données, interfaces, prérequis techniques, paramétrages, livraison de l’instance, formation des utilisateurs, sites pilotes, VAS, VSR,...) . Ce planning prévisionnel est réalisé en collaboration avec les membres du comité de pilotage et l’éditeur. Ce planning doit également prendre en compte les contraintes liées à d’autres projets institutionnels, respecter les échéances du programme ESMS numérique instaurées par l’Agence Régionale de Santé en termes d’utilisation des services socles et les indicateurs d’usage. 

Constituer des groupes de travail intermédiaires 

Il est préconisé de mettre en place des groupes de travail participatifs internes, ayant pour objectif de définir et/ou d’étudier pour chacune des thématiques qui le nécessitent, le cadre, les pratiques et l’usage qui doivent être faits dans le DUI. Ces groupes de travail, intermédiaires aux rencontres du comité de pilotage, permettent de faire participer des personnes non impliquées dans les premières phases du projet et d’optimiser ainsi leur adhésion. Le déploiement du DUI devient le fruit d’un travail partagé, collaboratif, représentatif des besoins des futurs utilisateurs.

Communiquer

Dès le lancement du projet, le comité de pilotage communique pour présenter le projet global (COPIL, groupes intermédiaires, formations) et ses avancées. Il assure, en amont de chaque déploiement dans un établissement, une information spécifique dans la structure concernée pour présenter le projet (stratégie de déploiement : planning, objectifs, rappel des référents et de leurs missions). Puis, pendant et après chaque déploiement dans une structure (en particulier pour les sites pilotes), une information permettant la capitalisation sur l’expérience est remontée au niveau associatif. 

Précautions à prendre

L’installation ou le changement du DUI bousculent les habitudes. Le comité de pilotage devra être en capacité de gérer, en parallèle du déploiement sur le terrain, la conduite du changement.

Il convient aussi de définir, dès le démarrage, le calendrier le plus réaliste. C’est un élément déterminant pour la réussite du projet. Il ne doit pas être sous-estimé, ou trop étalé dans le temps (risque de démotivation des équipes).

La mise à disposition et la vérification du bon fonctionnement des matériels informatiques nécessaires, l’allocation de temps prévus et dédiés, l’organisation de chaque rencontre sont autant d’actions qui permettent également d’éviter d’avoir à subir des contraintes logistiques qui risqueraient de freiner le projet.

Observer et analyser les difficultés dans le déploiement du DUI 

Pour garantir la réussite du projet, le comité de pilotage suit attentivement le processus d’intégration au sein de chaque structure et notamment auprès des intervenants. En cas de difficultés, le comité de pilotage propose des solutions sous forme de réunions d’information et de suivi, d’outils ou de documents pédagogiques afin de faciliter l’utilisation du logiciel auprès des équipes administratives, éducatives ou de soin. Le comité de pilotage peut également faire remonter à l’éditeur les différentes évolutions fonctionnelles ou réglementaires à prévoir dans le logiciel DUI. 

Le COPIL DUI à un rôle majeur à jouer dans la montée en maturité numérique de chaque établissement. Il est également le garant de la réussite du déploiement du DUI au sein chaque établissement ou service géré par l’organisme gestionnaire.