L’association Les Papillons Blancs en Champagne, active depuis près de 70 ans dans l’Ouest marnais, accompagne plus de 1 000 enfants et adultes en situation de handicap grâce à ses 24 établissements et services. Face aux défis de modernisation du secteur médico-social, l'association a entrepris une transformation numérique majeure avec la suite logicielle développée par Teranga Software. Retour sur un projet innovant qui a transformé l’accompagnement des usagers et le quotidien des professionnels.
La nécessité d’un outil performant et moderne
Pour répondre aux exigences croissantes de digitalisation et de conformité, les Papillons Blancs en Champagne ont choisi de moderniser leur système d’information. Avec le soutien des campagnes de financement des ESMS numériques, l’association a constitué une grappe collaborative avec deux autres organisations locales. Cette synergie a permis de mutualiser ressources et expertises pour déployer une solution répondant à des besoins variés et complexes.
Le choix s’est porté sur NETVie, un logiciel conçu spécifiquement pour les structures médico-sociales. Sélectionné après une évaluation rigoureuse impliquant des centaines de professionnels, NETVie s’est démarqué par sa flexibilité et sa capacité à s’adapter aux réalités de terrain.
Un déploiement rapide et structuré
La réussite de ce projet réside dans la méthodologie déployée. L’approche pilote, appliquée dans un établissement complexe, a permis d’identifier rapidement les défis et de tester les fonctionnalités dans un environnement exigeant. Cette stratégie a permis de réduire le temps moyen de déploiement à seulement neuf mois pour l’ensemble des 24 établissements, un exploit dans le secteur médico-social.
Le chef de projet de Teranga Software a joué un rôle crucial, assurant un accompagnement personnalisé tout au long du processus. Cet encadrement a facilité la transition des équipes, du paramétrage initial à la formation des utilisateurs, garantissant ainsi une adoption fluide.
Des bénéfices concrets pour les professionnels et les usagers
Avant le déploiement des solutions de Teranga Software, les Papillons Blancs en Champagne utilisaient principalement des dossiers papier, source de lourdeurs administratives et d’inefficacité. La mise en place de NETVie a radicalement transformé leur manière de travailler :
- Centralisation des données : les projets personnalisés et les suivis médicaux sont désormais gérés via une interface unique, simplifiant les tâches administratives.
- Gain de temps : les équipes utilisent des tablettes pour enregistrer en temps réel des actions comme la distribution de médicaments ou les soins.
- Transparence accrue : les familles ont été intégrées au processus grâce à des présentations lors de conseils de la vie sociale, renforçant la confiance et la communication.
L’éducatrice spécialisée Jennifer Bérard souligne d'ailleurs qu'avec NETVie, « la centralisation des informations nous libère du temps pour être davantage avec les résidents, participer à des activités et les accompagner dans les actes de la vie quotidienne. »
Une formation clé pour surmonter les résistances
Le programme de formation a été un pilier essentiel de ce projet. Plus de 600 salariés ont suivi des sessions adaptées à leurs besoins, incluant des formations spécifiques pour l’utilisation des tablettes. Cette approche a permis de surmonter les appréhensions initiales, notamment pour les collaborateurs peu familiers avec l’informatique. De quoi consigner toutes les actions en temps réel, ce qui offre une trace précise et améliore considérablement la qualité des services offerts.
Grâce à NETVie, les Papillons Blancs en Champagne démontrent que la digitalisation peut être un levier puissant pour améliorer l’accompagnement des usagers tout en préservant la relation humaine. Ce projet illustre comment une solution logicielle bien pensée peut transformer les pratiques, en allégeant les charges administratives pour permettre aux professionnels de se concentrer sur leur mission essentielle : l’accompagnement des personnes en situation de handicap. Ou comment transformer un éditeur de solutions numériques en partenaire de transformation pour les structures médico-sociales.
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