Optimiser le temps de vos équipes en EHPAD

Au sein des EMS, il faut être partout, tout le temps : suivre les résidents, assurer le suivi administratif, gérer les projets en cours et intervenir sur les urgences, tout en gérant son établissement avec responsabilité, humanité et professionnalisme. Gérer son temps et ses ressources devient une priorité, en particulier pour partager efficacement des informations médicales avec les professionnels de santé.

La coupe Pathos : un système d'évaluation primordial

Bien intégré dans les établissements accueillant des personnes âgées et dépendantes, le référentiel PATHOS est un outil indispensable pour évaluer les niveaux de soins nécessaires des résidents. À partir des situations cliniques individuelles, il permet de gérer et d’organiser la prise en charge de toutes les pathologies d’une population de personnes âgées. Néanmoins, ce travail prend du temps et nécessite une méthodologie claire et des outils adaptés.

Bien choisir son outil de gestion est donc une étape indispensable pour réussir une coupe PATHOS. PATHOS permet d’évaluer et de qualifier tout ce dont souffre le résident lors de la visite d’évaluation. Chaque profil de soins doit s’inscrire dans une stratégie thérapeutique.

L’objectif est de construire un plan qui doit répondre aux besoins des personnes âgées pour assurer leur prise en charge médicale optimale.

Or, réaliser une coupe PATHOS peut prendre du temps (jusque 4 à 6 mois selon les cas). Pour y parvenir, les équipes médicales doivent suivre une méthodologie précise et un rétro planning de recueil des données. Pour une prise en charge médicale optimale et un projet de soins personnalisé, l’utilisation d’un logiciel de soin reste indispensable.

Utiliser un outil de gestion adapté

Choisir un outil de gestion c'est bien, mais encore faut-il choisir le bon car un logiciel mal adapté peut avoir une incidence directe sur la qualité des soins en désorganisant ou complexifiant l’organisation. Données en double, problème de synchronisation, informations erronées, erreur humaine, problème de saisie, solution non mobile … les défis peuvent être nombreux.

Pour faire le choix, il faut vous concentrer sur :

• Un outil simple, clair et facile à comprendre : l’interface et la manière d’accéder à l’information sont au moins aussi importantes que l’information contenue. Plus la plateforme sera compréhensible par tous, plus elle sera utilisée efficacement.
  
  
• Un logiciel mobile : votre solution doit être utilisable depuis un ordinateur et en situation de mobilité avec une tablette ou une scanette. C’est indispensable pour saisir les informations en temps réel et optimiser la mobilisation de vos ressources internes.
  
  
• Une solution personnalisable : chaque établissement est différent et votre logiciel doit être paramétrable en fonction de vos besoins et de votre environnement.
  
  
• Une traçabilité sans faille : parce que l’information doit être centralisée dans une seule et même base de données, il est crucial de suivre la traçabilité des échanges, des données et des informations complétées pour suivre et évaluer les personnes de son établissement.
  
  
• La délégation de la gestion des serveurs, sauvegardes et autres obligations RGPD pour permettre au personnel de se dégager du temps et de se consacrer exclusivement aux missions qu’il est seul à pouvoir accomplir.

En parallèle, il faut également disposer d’un outil de travail efficace pour gérer son personnel et ses ressources. Il vous manque deux aides-soignants un lundi matin, que faites-vous ? Les heures supplémentaires non anticipées explosent, que faire ?

Pour répondre à ces questions, un outil performant peut vous aider à mieux gérer vos absences avec une mise à jour en temps réel des compteurs de suivis, à simplifier les remplacements avec une base de CV et l’intégration des remplaçants dans un planning prévu et à définir en direct les besoins en personnel pour chacun des services.