Le rôle des groupes de travail métiers dans le cadre du déploiement d'un DUI

Le déploiement d'un Dossier Usager Informatisé (DUI) est une étape cruciale pour les établissements, structures et associations dédiées à l'accueil des personnes en situation de handicap. Pour assurer un déploiement réussi, il est essentiel de mettre en place des instances de pilotage internes, qui permettent de guider et d'accompagner le comité de pilotage tout au long du processus. Les groupes de travail métiers jouent un rôle clé dans ce cadre, en apportant leur expertise sur des thématiques spécifiques et en soutenant les prises de décisions en lien avec l'éditeur de la solution retenue.

Le rôle du comité de pilotage

Le comité de pilotage, ou COPIL, est une instance chargée de prendre les grandes décisions concernant le déploiement du DUI au sein d'établissements et services  accueillant des personnes en situation de handicap. Il doit arbitrer en interne sur les sujets importants du DUI, tels que l'aspect médical, éducatif et pédagogique. Pour assurer un suivi efficace, il est recommandé que le COPIL se réunisse au moins une fois par mois. Le comité de pilotage ne maîtrise cependant pas tous les sujets, et a besoin d'être entouré de groupes de travail métiers, composés d'experts sur certaines thématiques.

La mise en place des groupes de travail métiers

Les groupes de travail métiers sont essentiels pour soutenir le COPIL dans ses prises de décision et l'aider à mieux comprendre les enjeux spécifiques de chaque domaine. Ils doivent être sollicités ponctuellement, en fonction des besoins et des questions soulevées lors du déploiement du DUI. La mise en place de ces groupes permet d'assurer une meilleure adaptation du DUI aux réalités des établissements et aux attentes des professionnels.

Les différents groupes de travail et leurs rôles

Si chaque organisation est différente, on y retrouve souvent les mêmes groupes de travail qui viennent en accompagnement du COPIL sur des points précis et techniques. Ce qui compte, c'est de mobiliser des experts métiers qui maîtrisent les sujets sur le bout des doigts. Exemples :

• Le groupe de travail administratif analyse l'impact du déploiement sur l'organisation administrative en place et étudie les items administratifs, tels que les listes déroulantes, la liste des documents à fournir à l'admission, les alertes administratives et les modèles de documents.
• Le groupe de travail éducatif, quant à lui, évalue l'impact du déploiement sur l'organisation éducative et étudie les items éducatifs, comme les listes des activités et les cibles de transmissions. 
• Le groupe de travail médical se concentre sur l'impact du déploiement sur l'organisation médicale en place, en étudiant les items médicaux tels que les catégories de transmissions, les déficiences et la liste des soins. 
• Les groupes thématiques, de leur côté, étudient les écrits professionnels, l'usage des cahiers de transmissions, le projet individualisé, les grilles d'évaluations et l'harmonisation des trames documentaires. 
• Enfin, les groupes fonctionnels sont chargés de construire le plan de communication, de valider la charte informatique et déontologique, et d'organiser la logistique informatique.

Les avantages des groupes de travail métiers pour le déploiement du DUI

Les groupes de travail métiers permettent une meilleure compréhension et une prise en compte des besoins spécifiques de chaque domaine, en s'appuyant sur l'expertise de leurs membres. Grâce à leur travail, le comité de pilotage est en mesure de déployer un DUI qui est plus finement adapté aux réalités des établissements et aux attentes des professionnels.

En facilitant la communication et la collaboration entre les différents acteurs du projet, les groupes de travail métiers contribuent également à un déploiement plus fluide et harmonieux. Les échanges entre les groupes et le COPIL permettent d'identifier rapidement les problèmes éventuels et de prendre des décisions éclairées pour y remédier. Enfin, ils jouent un rôle déterminant dans l'adoption réussie du DUI. En étant impliqués dès le début du processus, ils sont à même de mieux appréhender les enjeux et les fonctionnalités du DUI, ce qui facilite leur utilisation au quotidien.

Teranga Software préconise de mettre en place des groupes de travail participatifs internes, ayant pour objectif de définir et/ou d’étudier pour chacune des thématiques qui le nécessitent, le cadre, les pratiques et l’usage qui doivent être faits dans la solution NETVie. Le déploiement du DUI devient alors le fruit d’un travail partagé, collaboratif, représentatif des besoins des futurs utilisateurs.