Une personne âgée peut être amenée à suivre un parcours de dépendance parfois long et sur plusieurs années. Elle peut ainsi profiter d'un service à domicile avant de passer dans une première résidence en autonomie, puis d'être intégrée au sein d'un EHPAD selon l'évolution de sa situation de dépendance. Pour les directeurs qui gèrent un groupe, la gestion des parcours et des résidents ou patients peut être complexe lorsqu'ils passent d'un établissement à l'autre.
Pour fluidifier vos processus internes et contribuer à une bonne expérience, la gestion des admissions en mode multi-établissement est incontournable pour personnaliser les parcours de dépendances avec humanité et bienveillance.
Groupe et établissements : une gestion pas toujours optimale
Si certains ESMS (établissements ou services sociaux ou médico-sociaux) sont indépendants et gèrent seuls les admissions et parcours de leurs résidents, d'autres sont intégrés au sein de groupes parfois multidisciplinaires. Un même groupe se compose alors de plusieurs établissements avec des services différents et complémentaires. Or, lorsqu'un résident passe d'un établissement à l'autre au sein du même groupe, le travail administratif qui l'accompagne peut être très chronophage.
Il faut le sortir d'un côté et l'entrer de l'autre : saisir de nouveau toutes les informations personnelles et faire coordonner le parcours de soin, de dépendance, son projet personnalisé, etc.
En plus d'être chronophage, ce travail peut aussi être une source d'erreur dans la transmission des informations. Les données peuvent se perdre entre les établissements, être mal saisies ou comporter des doublons. Sans compter que chaque établissement au sein du même groupe peut également disposer de systèmes informatiques différents. Résultat : les champs et les données ne correspondent pas toujours et il peut être plus simple de tout recommencer.
En matière d'efficacité opérationnelle, c'est donc loin d'être optimal. Et c'est encore plus vrai lorsqu'un groupe prend possession d'un nouvel établissement dans le cas d'un rachat ou d'une fusion.
Comment favoriser un parcours de dépendance au sein de son groupe ?
La première chose à faire est de vous assurer que tous les établissements au sein de votre groupe partagent le même outil informatique. Votre plateforme de gestion des admissions doit ainsi impérativement être en mode multi-établissement afin de vous faire gagner du temps. C'est une fonctionnalité stratégique indispensable qui permet à vos ESMS de se partager des dossiers sans aucune ressaisie.
Vous favorisez la croissance de votre groupe au lieu d'ouvrir les possibilités aux établissements concurrents, et vous êtes à même de conserver un résident dans le groupe, tout en intégrant un parcours de dépendance évolutif au sein de vos structures internes.
Une fois les bons outils mis en place, vous formez vos utilisateurs afin de fluidifier la communication dans votre groupe. Vous pouvez ainsi optimiser la gestion de tous vos établissements au sein d'une même plateforme. Le transfert d'une personne d'une résidence à une maison de retraite multiservice puis à un EHPAD se fait en quelques clics de votre côté. Toute l'information est stockée au même endroit et accompagne le résident d'un lieu à l'autre.
Au sein d'un groupe, la gestion administrative des admissions peut représenter un défi lorsqu'on gère plusieurs établissements. C'est la raison pour laquelle nous avons imaginé une solution qui intègre cette composante par défaut. Ainsi NETContact facilite votre quotidien grâce à la centralisation et le partage des dossiers de demandes entre plusieurs établissements d’un même groupe sans qu'aucune ressaisie ne soit nécessaire pour les établissements receveurs.
Cet outil offre également une meilleure visibilité de l’état d’avancement du dossier dans et par tous les établissements qui ont ce dossier en commun pour une meilleure communication entre les structures ainsi que des indicateurs statistiques en mode groupe pour avoir une vision micro à l’établissement et macro de tous les établissements.
