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Définir votre stratégie de déploiement du DUI : les moyens à mobiliser

Le dossier usager informatisé (DUI) est un outil essentiel pour les structures accueillant des personnes en situation de handicap. Il permet de centraliser les informations sur les personnes accueillies et d'utiliser les données de manière efficiente pour améliorer la qualité des prestations, de l'accueil et du suivi. Il permet de mieux construire et de suivre le projet personnalisé de la personne, d’éviter les ruptures en cas d’évolution des besoins, de changement d’établissement, de retour à domicile ou d’hospitalisation. Il permet également à l’usager d’évaluer les services rendus et d’être un acteur de son propre parcours. Mettre en place un DUI nécessite une stratégie claire pour mobiliser les bons moyens. Une approche qui repose sur trois leviers : les moyens techniques, humains et organisationnels.

 

Les moyens techniques pour un déploiement réussi

 

Le DUI est une brique clé du système d'information des structures handicap qui nécessite un alignement stratégique, un pilotage stratégique et un management opérationnel. Pour piloter son déploiement, il est important de bien recenser l'ensemble des besoins et des attentes, tant au niveau des équipes administratives, que des équipes accompagnantes, ou soignantes le cas échéant, mais aussi des personnes accueillies et de leur famille. Une fois le cahier des charges formalisé pour la mise en place du dossier usager informatisé, il faut trouver la bonne solution logicielle et la bonne infrastructure technique. Une démarche qui passe par :

  • Le choix d'un outil fait spécialement pour les structures handicap en raison des spécificités du métier.

  • Un hébergeur et un éditeur qui doivent respecter les normes et bonnes pratiques en vigueur (certification HDS, respect du RGPD, sauvegardes récurrentes, etc.).

  • Des équipes capables de faciliter le déploiement, en particulier pour des établissements avec des moyens techniques limités.

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Les moyens humains pour faciliter le changement

Passer d'un système manuel à un DUI, ou passer d'une plateforme à une autre, peut être un défi pour vos équipes. Pour faciliter le changement, un chef de projet doit être nommé. Il fera la liaison entre l'établissement et l'éditeur de la solution, en plus d'identifier des référents métiers et d'assurer le dialogue avec eux. La mise en place d'un calendrier permet d'anticiper toutes les grandes étapes à venir, et en particulier celles qui sont liées à la formation et à l'accompagnement des usagers finaux. Pour faciliter cette transition, il est aussi possible de participer à l’ingénierie pédagogique et de former des formateurs internes (les « ambassadeurs » du projet). Un éditeur de solution de DUI pour une structure handicap ne doit pas être un simple référent technique. Il doit aussi savoir former les équipes et les accompagner en vue du plein succès du projet.

 

Les moyens organisationnels pour accélérer l'adoption

Qui dit nouvelle solution dit aussi nouveaux processus à mettre en place. Il est donc important d'intégrer tous les acteurs clés et les utilisateurs avec une communication de bout en bout qui doit être globale et inclusive pour penser aux nouveaux arrivants, mais aussi aux personnes avec des connaissances limitées de l'informatique. Un pilotage organisationnel réussi impose la mise en place d'une gouvernance qui implique tous les niveaux hiérarchiques pour articuler la mise en œuvre du projet avec toutes les branches organisationnelles (RH, comptabilité, finances, qualité, etc.). En veillant à la transparence des arbitrages, en communiquant régulièrement, et en documentant les changements et les évolutions, les structures handicap peuvent ainsi déployer facilement un DUI dans leur organisation.

Parmi les solutions de DUI faites pour les structures handicap, NETVie est une référence. Il s'agit de votre dossier informatisé qui propose l’ensemble des fonctionnalités métiers nécessaires à la gestion de votre établissement ou de votre service et à l’accompagnement de vos usagers. NETVie se personnalise aux besoins de l'établissement et de ses utilisateurs, et s'adapte en fonction de chaque structure : IME, FAM, MAS, foyers de vie, foyers d’hébergement, ESAT, SAVS, SAMSAH, SESSAD.

Réussir le déploiement du dossier usager informatisé au sein de sa structure médico-sociale

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Par Olivier LEROY

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