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Changements d'horaires : comment ajouter de la flexibilité dans vos équipes pour mieux vous organiser ?

Au sein des établissements ou services sociaux ou médico-sociaux (ESMS), la gestion du temps est une composante importante en matière de management des ressources humaines. En pleine deuxième vague de la COVID-19, certains EHPAD ont ainsi dû faire face à un taux d'absentéisme pouvant aller de 30 à 40 %. Si cette situation est exceptionnelle et liée à la pandémie, il n'empêche que la gestion du temps et des ressources constitue un enjeu important pour tous les établissements.

Le but est d'anticiper au maximum les disponibilités de vos équipes afin de répondre aux besoins de vos résidents et patients tout en apportant la flexibilité nécessaire et recherchée par vos équipes. Une quadrature du cercle qui se traite avec un outil de planification pour faciliter votre gestion quotidienne.

 

Le pilotage des horaires pour les gestionnaires de planning : une situation complexe

La gestion des horaires en établissement est souvent un calcul complexe à réaliser. Entre les personnes à temps partiel, ou à temps plein, les absences prévues ou imprévues et les demandes de changement d'horaire, la gestion des plannings doit être irréprochable.

C'est ainsi qu'un service peut attendre une personne qui avait fait une demande de changement d'horaires en toute bonne foi et qui n'est pas au travail. En cause, un formulaire papier qui s'est perdu, qui a été mal saisi ou qui continue de circuler entre les services. changement_horaire_ehpad_equipe

Une meilleure coordination permet non seulement de renforcer le service rendu au résident ou au patient, mais aussi d’améliorer la qualité de vie au travail. Pour mettre en œuvre un projet d’organisation du temps de travail de grande qualité, la digitalisation de la gestion des horaires est incontournable.

Un nombre croissant d'EHPAD travaille d'ailleurs avec un portail collaborateur afin d'y effectuer la gestion des horaires. Une situation qui permet au gestionnaire des plannings d'avoir une vision à 360 degrés des disponibilités de chacun, pour limiter les risques, savoir gérer les imprévus et faciliter une gestion courante et souple du planning.

 

Flexibilité et dialogue interne : le duo gagnant pour une meilleure gestion

La question des horaires est parfois perçue de manière suspicieuse dans les établissements. Pourquoi telle personne demande toujours à changer ses horaires au dernier moment ? Pourquoi ne peut-elle pas s'organiser différemment ? Pourquoi ne peut-on pas avoir davantage de prévisibilité sur les changements d'horaires ? La communication reste le premier outil qui permet de conduire un changement serein et instaure un dialogue entre agents, managers de proximité et direction.

Pour y parvenir, une plateforme numérique constitue un gain de temps et d'énergie considérable. Ainsi, depuis un téléphone ou un ordinateur, l'intervenant peut demander à changer ses horaires pour les jours à venir afin d'arriver plus tôt ou plus tard, ou de partir plus tôt ou plus tard. Il peut également déclarer des changements d'horaires réalisés dans le passé, qu'il s'agisse d'heures supplémentaires ou de départs anticipés.

Parce que toute l'information est centralisée, la décision est facile à prendre. Les données collectées se combinent alors pour faciliter une grande flexibilité dans la gestion des plannings.

equipe_organisation_horaies_ehpadIl est important d'impliquer les intervenants dans la gestion de leurs horaires afin de favoriser le bien être au travail. Une notion qui remonte aux années 70 aux États-Unis et qui comprend l’intégrité physique, l’intégrité psychique, le développement du dialogue social et l’équilibre vie au travail et l’équilibre vie hors travail.

Nul doute que la capacité à adapter simplement ses horaires y contribue tout en facilitant la gestion quotidienne de l'établissement.

[Cas client] Teranga Software au service de l'EHPAD Béthanie

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Par Déborah Drean

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