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Réactivité et optimisation de votre ESMS grâce au portail collaborateur

Travailler dans un établissement ou un service médico-social nécessite d'avoir des nerfs d'acier. Il faut aller vite, faire face à des pics d'activité récurrents, mais parfois inattendus, et devoir composer avec des situations sociales, familiales et sanitaires complexes. Dans cet environnement, la réactivité et l'agilité des équipes sont indispensables. Cela signifie des processus clairs, documentés et partagés afin d'alléger la pression et faciliter le travail du personnel soignant et administratif. Pour y parvenir, un portail collaborateur constitue une solution digitale collaborative qui peut faire la différence.

Qu’est-ce qu’un portail collaborateur ?

Il s'agit d'une plateforme numérique qui permet de piloter la gestion du personnel d'un établissement médico-social grâce à une suite logicielle appropriée. Le portail est l'espace de travail virtuel d'un collaborateur. Gestion des plannings, préparation de la paie, gestion des absences, organisation des ressources internes, le portail collaborateur devient le hub administratif de votre direction des ressources humaines. Au programme : une grande réactivité, car tout se fait en ligne et est mis à jour en temps réel, et une grande transparence facilitant la collaboration.

Le portail collaborateur facilite l'optimisation des services et participe à la construction d'un cadre de travail agréable, moins stressant et plus efficace.

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Les bénéfices du portail collaborateur

Au sein d'un portail partagé, chaque personne est associée à un profil d'utilisateur. Vos salariés auront ainsi des accès et des fonctionnalités différentes de vos responsables de service ou de votre gestionnaire de planning par exemple. Cette segmentation granulaire permet de créer une expérience nouvelle pour les utilisateurs.

Si on prend le cas de la gestion des absences, un salarié peut déposer sa demande directement dans le portail collaborateur, qui est ensuite reçue par le responsable de service puis pris en compte par les gestionnaires de plannings. Les compteurs de suivis sont mis à jour et facilitent la gestion administrative. En quelques secondes, l'information est partagée et chacun peut s'adapter et agir en conséquence.

Pour éviter de perdre du temps dans de multiples fichiers Excel, Word ou papier, le portail collaborateur gère en quelques clics depuis un simple navigateur internet les besoins en personnel, les horaires ou les cycles de travail pour planifier votre organisation au quotidien. Il faut donc le voir comme le chef d'orchestre numérique des ressources humaines, capable de gérer de multiples tâches automatiquement. Grâce à un portail collaborateur, vos équipes peuvent se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée pour votre établissement au lieu de perdre du temps et de l'énergie à réaliser des tâches qui peuvent être automatisées facilement.

Le portail collaborateur constitue le meilleur moyen d'optimiser les échanges entre les différents intervenants pour une efficacité accrue. C'est un outil qui facilite la transformation digitale des ESMS et qui s'intègre dans une suite logicielle complète. Un moyen d'accélérer sa transformation pour passer moins de temps à gérer l'administratif et plus de temps à prendre soin de ceux qui en ont vraiment besoin : vos patients et résidents.

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Par Déborah Drean

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