Pour les secteurs médico-sociaux et sociaux, le numérique est un moyen pour mieux accompagner les personnes et améliorer les pratiques des professionnels grâce à des systèmes d’information éthiques, interopérables et sécurisés. Le dossier usager informatisé (DUI) s'inscrit dans cette démarche et représente une avancée majeure dans la gestion des données et des informations au sein des établissements. Mettre en place un DUI est un projet stratégique. C'est pourquoi il est essentiel d'en connaître les bonnes pratiques pour en faciliter le déploiement.
Le DUI : un changement de paradigme pour les structures handicap
Le dossier usager informatisé centralise les données concernant les personnes accueillies dans les établissements médico-sociaux. Il s'agit d'une brique clé du système d'information des structures handicap et permet d'utiliser les données de manière efficiente pour améliorer la qualité des prestations, de l'accueil et du suivi. Le DUI intègre l’ensemble des informations qui concernent la personne âgée ou handicapée et son parcours de santé et de vie. Il comprend un volet administratif, un volet médical et un volet lié à l’accompagnement de la personne, et ses avantages sont nombreux :
- Centralisation des informations en regroupant toutes les informations pertinentes en un seul endroit.
- Amélioration de la qualité des prestations pour mieux cibler les besoins des personnes accueillies et adapter les services et prestations en conséquence.
- Facilitation de la communication entre les différents intervenants (médecins, éducateurs, familles, etc.) en leur donnant accès aux informations pertinentes.
- Sécurisation des données pour protéger les informations personnelles et faciliter leur interopérabilité.
5 bonnes pratiques pour déployer un DUI
Le pilotage du projet DUI implique une gouvernance claire et un chef de projet qui a le temps et les compétences pour travailler en lien avec un éditeur capable de fournir la meilleure solution pour l'établissement. Un DUI est un projet de transformation humaine, organisationnelle et technologique qui repose sur 5 bonnes pratiques clés :
- Gestion de l'accès au DUI : les accès doivent être limités aux personnes habilitées et formées à l'utilisation du système. Il faut établir en amont la liste des niveaux de permission et s'assurer que chaque utilisateur a uniquement accès aux données dont il a besoin. Ainsi, l'adjoint administratif a besoin de savoir qui et quoi facturer, mais ne doit pas avoir accès aux dossiers médicaux par exemple.
- Respect du RGPD : c'est une directive européenne entrée en application en 2018 visant à conférer davantage de droits et de recours aux citoyens concernant l’usage qui est fait de leurs données personnelles. Se conformer aux règles du RGPD est donc obligatoire pour tous les établissements qui sont responsables du traitement de leurs données de santé, y compris s'ils sous-traitent cette activité auprès d'un éditeur tiers.
- Protection et confidentialité des données : le passage à une solution numérique permet d'éviter de multiples allers-retours et de minimiser les risques d'erreur, tout en assurant la confidentialité des recueillies. L'un des piliers de cette démarche est la capacité de l'éditeur à héberger ses données de manière conforme à l'agrément HDS (Hébergeur de Données de Santé). Il a été fixé par le code de la santé publique et a pour objectif d'encadrer le dépôt, la conservation et la restitution des données de santé, visant à garantir leur confidentialité et sécurité.
- Consentement des personnes : les droits des personnes en situation de handicap nécessitent d’être renforcés. Le DUI doit s'accompagner de règles et de processus clairs en matière d'accès à l’information, et de recueil de consentement. À noter que chaque personne concernée dispose d'un droit d'accès, de rectification et d'opposition aux données les concernant.
- Délais de conservation des données : il est important de mettre en place les bonnes procédures internes pour l'archivage et la conservation des données. En effet, les données collectées et traitées pour les besoins du suivi des personnes ne peuvent être conservées dans une base active que pour une durée maximale de 2 ans à compter du dernier contact avec la personne. Ensuite, elles doivent être archivées. L'article R. 1112-7 du code de la santé publique précise que les établissements doivent conserver les données pendant une durée de 20 ans. Si la personne titulaire du dossier décède moins de dix ans après son dernier passage dans l'établissement, le dossier est conservé pendant une durée de dix ans à compter de la date du décès.
Le dossier usager informatisé représente une opportunité majeure pour les établissements afin de centraliser les informations sur les personnes accueillies et d'optimiser le travail quotidien des équipes. Alors que l’implantation du DUI s’inscrit dans un contexte plus global du Ségur du numérique en santé, Teranga Software propose la solution NETVie, spécialement faite pour les structures handicap. Il s'agit de votre dossier informatisé proposant l’ensemble des fonctionnalités métiers nécessaires à la gestion de votre établissement ou de votre service et à l’accompagnement de vos usagers.