Comment préparer un déploiement des solutions IT dans les ESMS en toute facilité

La perspective de déployer de nouvelles solutions informatiques dans un établissement ou service social ou médico-social (ESMS) peut être un projet complexe pour les directeurs des systèmes d'information (DSI) qui font face à de nombreuses résistances internes sur les plans humains, technologiques et organisationnels. Toutefois, pour vous aider à concocter un déploiement raffiné qui restera longtemps dans les mémoires, envisageons cette tâche comme la préparation d'un plat : avec les bons outils, ingrédients, et une équipe coordonnée, le déploiement peut se dérouler avec une aisance surprenante. Suivez la recette !

Avoir le bon matériel 

On reconnait un bon artisan à ses outils, selon l'adage populaire. C'est aussi vrai dans la cuisine de la DSI. La première étape, cruciale, est celle de la préparation et de la planification. Cela implique une compréhension claire des processus opérationnels de l'ESMS et la mise en place d'outils de gestion de projet efficaces. Utiliser une solution de planification peut aider à suivre l'avancement du déploiement, assigner des tâches et respecter les échéances. Préparer son repas avant même que les clients ne soient en salle est essentiel. L'important est d'établir un calendrier réaliste, tenant compte des éventuelles contraintes de l'établissement, et de définir clairement les responsabilités de chacun. Cela permet de savoir quelles sont les données, processus et usages qui vont évoluer avec la nouvelle solution pour préparer une transition à la fois douce et sucrée. Mettre en place un bon bouclier de Cybersécurité est également primordial pour garantir que le festin ne sera pas gâché par des invités indésirables.

Faire son marché pour disposer des meilleurs ingrédients

Le choix des solutions informatiques est déterminant. On peut acheter biologique et local avec un éditeur français spécialisé qui connaît particulièrement bien le marché des ESMS, ou miser sur du low cost en faisant venir vos ingrédients de l'autre bout du monde sans être regardant sur les procédures de conversation et d'utilisation. Pour faire votre choix, il ne faut pas voir que le coût d'achat, mais aussi le TCO (Total Cost of Ownership), ou coût total de possession qui inclut les coûts directs et indirects, comme le temps de la transition, la gestion du quotidien et l'accompagnement pré et post déploiement.

Pour votre DSI, opter pour des systèmes agiles et facilement intégrables peut grandement simplifier le processus. Il est également crucial de s'associer à des fournisseurs fiables, qui offrent un support technique solide et des opportunités de formation pour les équipes sur le terrain. Ces partenariats peuvent devenir des atouts majeurs pour surmonter les défis techniques et assurer une mise en œuvre réussie. Cette relation de confiance entre ESMS et éditeur doit être aussi solide que celle entre le chef cuisinier et son producteur local.

Travailler en équipe

Dans une cuisine, chaque membre de l'équipe a un rôle spécifique pour contribuer à la création d'un plat parfait. Il en va de même dans le cadre d'un déploiement IT. La collaboration et l'implication de tous les acteurs concernés – des techniciens IT aux utilisateurs finaux, en passant par les équipes administratives et celles aux contacts des résidents, patients, familles et aidants – sont essentielles. Organiser des sessions de formation et des ateliers pratiques peut aider le personnel à se familiariser avec les nouvelles technologies et à s'approprier le projet. Valoriser leur participation et recueillir leurs retours peut également contribuer à une adoption plus aisée des solutions mises en place. Un passage en force n'est jamais bon, car au final le taux d'adoption risque de chuter et cette situation peut générer des frustrations inutiles.

Dresser la table

La préparation de l'environnement pour le déploiement est une étape souvent sous-estimée. Mettre en place des mesures d'adaptabilité, telles que des équipes de réaction rapide pour résoudre les problèmes techniques dès leur apparition, peut faire la différence. Le comité de pilotage doit être tenu informé des évolutions du projet et s'impliquer aux côtés des référents locaux. Cela implique également de s'assurer que l'infrastructure IT existante est prête à accueillir les nouvelles solutions, avec une attention particulière portée à la sécurité et à la compatibilité des systèmes. Mettre en place les bons mécanismes de sauvegarde et de protection des données existantes facilitera la transition qui pourra alors s'effectuer de manière progressive (par exemple une fonctionnalité, un établissement ou un service à la fois), ou de manière totale.

Déguster

Le déploiement proprement dit est le moment où la planification méticuleuse porte ses fruits. Cependant, il est important de rester vigilant et réactif aux imprévus. La communication continue avec l'équipe et les utilisateurs finaux est cruciale pour identifier rapidement les éventuels problèmes et ajuster le tir si nécessaire. Au moment de la dégustation, la DSI doit mobiliser toutes ses équipes pour créer une expérience utilisateur optimale. La surveillance continue du banquet par des yeux experts garantira également que les désagréments soient écartés, assurant une expérience mémorable pour tous.

Écouter les critiques gastronomiques

Une fois la solution déployée, il est essentiel de ne pas considérer le projet comme terminé. La phase d'évaluation, à travers des enquêtes de satisfaction et des analyses de performance, permet de recueillir des retours précieux. Ces données sont indispensables pour identifier les aspects du déploiement qui pourraient être améliorés et pour planifier d'éventuels ajustements ou mises à niveau. Et qui sait, peut-être que vous décrocherez votre première étoile dans le guide Michelin !

Préparer un déploiement d'une solution IT comme la digitalisation des fonctionnalités métiers dans votre dossier informatisé, les démarches d’admission, la gestion des besoins en personnel, horaires, et cycles de travail, ou la gestion administrative et de facturation représente un changement d'envergure pour la DSI. Le secret de cette recette réussie tient souvent dans la bonne collaboration avec l'éditeur qui maitrise le sujet et qui peut vous accompagner pour transformer votre ESMS de l'intérieur. L'ajout d'une pincée de prise en compte de la Sécurité Informatique dans chaque étape de la recette ne fera qu'embellir le banquet final. Bon appétit !