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Optimisez les démarches d’admission au sein de votre établissement

Personnel débordé, turn over de résidents, liste d’attente qui s’allonge… Les conditions pour gérer efficacement les nouvelles admissions à l’entrée de votre établissement ne sont pas toujours réunies. 

En optimisant ces démarches administratives, vous simplifiez l’organisation globale de votre structure, tout en améliorant les prestations dispensées à vos résidents.

Tandis que la durée de vie en EHPAD ne cesse de diminuer*, les établissements privés jonglent entre une politique tarifaire peu attractive et des incitations gouvernementales en faveur du maintien à domicile des personnes âgées dépendantes. Le manque de moyens (lits, personnel…) menace, quant à lui, l’équilibre des structures publiques, où l’obtention d’une place peut s’avérer fastidieuse. Des griefs qui écornent la dynamique et la bonne gestion d’admission au sein de la majorité des maisons de retraites.

Admission : une étape cruciale aux multiples enjeux

Si l’entrée d’un nouveau résident s’effectue parfois dans un cadre anticipé et planifié, la démarche intervient bien souvent dans un contexte d’urgence lié à un accident, une sortie d’hospitalisation, etc. Il est alors primordial pour l’établissement d’assurer un accueil et des conditions d’admission à la hauteur de cette nouvelle étape de vie pour la personne concernée. Sans compter, la communication auprès des aidants familiaux et des prescripteurs (médecins, établissements de soins de suite, organismes de placement…), acteurs majeurs lors d’une demande d’admission. À cela s’ajoute la gestion quotidienne de la structure avec son lot d’imprévus et de difficultés.

Optimiser la gestion de ses demandes entrantes constitue un enjeu de taille pour un EHPAD ou une maison de retraite. Grâce à une vue d’ensemble de l’avancement des dossiers entrants, vous serez en mesure d’identifier et de prioriser les actions à mettre en œuvre… de manière rapide et optimale. De quoi assurer un gain de temps pour le personnel de votre établissement et ainsi lui permettre de se consacrer à ses activités de soins et d’accompagnement auprès des résidents. 

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NetContact : vers une gestion active de vos démarches d’admission 

Construire une démarche d’admission simple et efficace, c’est tout l’enjeu de la solution NetContact** 100 % web !

  • Une centralisation de l’ensemble de vos données : état d’avancement de vos demandes d’entrée, état d’occupation des chambres de votre établissement, visualisation des relances à effectuer, partage de vos dossiers entre vos différentes structures (gestion multi-établissements).
  • L’identification de votre environnement : animation de votre réseau de prescripteurs, vue globale de la provenance de vos demandes, renseignements sur vos concurrents.
  • L’analyse statistique : volumes de vos demandes d’entrée et de vos refus, destination de vos dossiers perdus.

Ces fonctionnalités de gestion assurent un suivi efficace et structuré de vos demandes entrantes, tout en optimisant votre communication externe, notamment vers vos prescripteurs. L’analyse de certaines données (points forts de la concurrence, motivations de refus…) sont autant d’éléments qui vous permettront également d’améliorer votre offre et d’optimiser certaines de vos prestations si besoin.

Face aux difficultés de sur-régime ou de sous-remplissage que rencontre votre établissement, communiquer auprès de votre environnement extérieur constitue l’une des clés d’une stratégie d’admission réussie. Encore faut-il gérer ces entrées de manière efficace, afin de planifier et de prioriser vos actions, tout en optimisant la charge de travail de votre personnel.

Pourquoi ne pas se doter d’une solution clé en main pour vous accompagner dans vos démarches d’admission ?

*2 ans et demi en moyenne

**issue de la suite logicielle Teranga Software

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Par Déborah Drean

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