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Occupation des chambres : comment piloter la gestion de votre établissement

96,4%. Il s'agit du taux d'occupation moyen des EHPAD selon l'étude de la Caisse nationale de solidarité pour l'autonomie sur l'exercice 2018. Ce chiffre souligne la solidité de ces structures. Car gérer un EHPAD de manière responsable, c'est, bien évidemment, offrir les meilleurs soins et services possibles aux patients et aux résidents, mais c'est aussi veiller à maintenir son équilibre financier sur la durée.

Pour y parvenir, il est donc essentiel de piloter la gestion de son établissement aussi finement que possible. Explications.

 

Le taux d'occupation : un indicateur de performance clé

La loi d’adaptation de la société au vieillissement a généralisé le déploiement des contrats pluriannuels d’objectifs et de moyens dans les EHPAD. Leur activité étant identique, au titre de leur hébergement permanent, c'est au niveau national que les seuils définissant les taux d’occupation ont été définis.
Ainsi, tout EHPAD dont le taux d’occupation sera inférieur à 95% se verra appliquer une minoration de ses forfaits soins et dépendances équivalant à la moitié de la différence entre le taux réalisé et le taux de 95%. Concrètement, si un établissement dispose d'un taux d’occupation de 90%, les forfaits soins et dépendance seront minorés de 2,5 %.

 

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À noter néanmoins que les absences de moins de 72 heures, pour convenance personnelle ou en raison d’une hospitalisation, ne sont pas décomptées dans ce calcul. Si un patient ou un résident s'absente pendant 2 jours, l'impact sera nul sur le taux d'occupation. S'il s'absente 5 jours, il faudra alors comptabiliser 5 jours d’absence dans le calcul du taux d’occupation annuel.

Au-delà de cette question réglementaire, surveiller son taux d'occupation est important pour un établissement, car il permet de :

 

● Comparer son évolution d'une période à l'autre (mois, trimestres, années)


● Mesurer son impact sur votre chiffre d'affaires


● Gérer ses ressources humaines et matérielles en conséquence pour répondre à la demande


● Prévenir tout glissement susceptible d'être causé par un risque réputationnel qui aurait un impact sur la fréquentation de votre établissement

 

Les bonnes pratiques pour gérer et optimiser votre taux d'occupation

Comment mesurer votre taux d'occupation dans un environnement qui évolue constamment ? Avec des ressources humaines sous tension, comment gérer les arrivées annulées au dernier moment, les départs inattendus et les sorties ponctuelles plus ou moins longues ?
Pour y parvenir, il faut aller plus loin que le simple fait de calculer le nombre de chambres disponibles par rapport à l'ensemble de vos chambres. Piloter la gestion de votre établissement nécessite aussi de créer et de gérer une liste d'attente, d'adapter les places disponibles aux besoins des résidents et patients et d'en optimiser ainsi le remplissage.

 

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Gérer son établissement avec une solution logicielle peut tout changer. Avec les bonnes données en place, actualisées en temps réel, vous pouvez prendre la bonne décision au bon moment. Vous pouvez ainsi centraliser l’ensemble de vos demandes d’entrée dans un seul outil, suivre efficacement leur état d’avancement, prioriser vos urgences, visualiser rapidement les relances à effectuer et bénéficier d’une gestion multi-établissement simplifiée. La dernière version de NETContact propose notamment une fonctionnalité permettant de faire en amont de l'admission des options de réservation et des réservations permettant une gestion anticipée de l'occupation prévisionnelle des chambres pour un meilleur pilotage.

Pour optimiser le taux d'occupation d'un ESMS, il faut disposer des bonnes données et d'une plateforme capable de les collecter automatiquement pour les traiter efficacement. C'est la raison pour laquelle les établissements qui amorcent leur transformation digitale avec les bons outils seront non seulement plus productifs et efficaces, mais également mieux armés pour piloter cet indicateur si sensible en matière de gestion.

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Par Déborah Drean

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