Les établissements et services médico-sociaux (ESMS) jouent un rôle essentiel dans la prise en charge des personnes âgées, des personnes handicapées et d’autres publics vulnérables. Toutefois, ces structures sont souvent confrontées à une charge administrative pesante, en particulier lors de la gestion des admissions. Dans un contexte où la demande augmente et où la qualité des services est une priorité, optimiser ces processus devient incontournable. C'est justement là où les logiciels de gestion d'admission s'imposent pour proposer des solutions innovantes.

Comprendre la charge administrative dans les ESMS

La gestion quotidienne d'un établissement implique un large éventail de tâches administratives.  Il faut traiter les demandes d'admission, ce qui comprend la réception, l'analyse et le suivi des dossiers des personnes.  La gestion des dossiers des résidents est également essentielle et nécessite la constitution et la mise à jour des informations médicales, administratives et sociales. S'ajoutent à cela l'organisation des plannings (gestion des admissions, des sorties et des transferts), la communication avec les familles et les partenaires (échanges d'informations, organisation de rendez-vous), ainsi que la facturation et le suivi des paiements (gestion des frais de séjour et des prestations).

Ces tâches, souvent effectuées sur des outils comme Excel ou via des dossiers papier, mobilisent une grande partie des ressources des ESMS. La gestion manuelle des admissions est chronophage, sujette à des erreurs et limite la disponibilité du personnel pour d’autres missions essentielles d'accompagnement et de soins.

Les défis liés aux admissions dans les ESMS

• Problèmes de gestion des informations et de communication : les admissions dans les établissements impliquent des interactions entre plusieurs parties prenantes : familles, médecins, maisons médicales, services hospitaliers, etc. Lorsque les informations sont dispersées entre différents supports, le risque de doublons ou d’erreurs augmente, et la communication devient laborieuse.
• Risques d'erreurs et manque de traçabilité : sans une solution centralisée, il est difficile de retracer l’historique d’une admission, qu’il s’agisse des appels passés, des documents envoyés ou des étapes déjà réalisées. Les erreurs peuvent entraîner des retards, des frustrations pour les familles et une perte de crédibilité pour l’établissement.
• Nécessité d’une approche centralisée : une gestion efficace des admissions repose sur la centralisation des données et des processus. Un logiciel adapté offre un suivi en temps réel et une coordination fluide entre les équipes, ce qui réduit les frictions et améliore la qualité du service.

Les avantages des logiciels de gestion d'admission

Les logiciels de gestion d'admission comme NetContact offrent une solution performante pour relever ces défis. En automatisant les tâches répétitives telles que la saisie de données, l'envoi de documents et les relances, ils libèrent du temps précieux au personnel. La centralisation des données est un autre atout majeur : toutes les informations relatives aux résidents sont accessibles de manière sécurisée et en temps réel. La communication est également facilitée, le logiciel fluidifiant les échanges entre les différents services et les professionnels. De plus, la standardisation des processus et la validation des données minimisent les risques d'erreurs humaines. Globalement, l'optimisation des processus d'admission permet de traiter les demandes plus rapidement et d'améliorer la satisfaction des usagers.

NetContact : gagnez du temps et réduisez votre charge administrative et mentale

NetContact est une solution qui couvre différents publics dans tous les ESMS, des personnes âgées aux personnes en situation de handicap, en passant par les structures de protection de l'enfance, d'accueil, d'hébergement et d'insertion. Elle s’adapte aussi bien aux établissements publics et privés, et parmi ses fonctionnalités phares, on retrouve :

• Gestion et suivi des demandes d’orientation sur plusieurs établissements.
• Récupération automatique des orientations en provenance de ViaTrajectoire et des organismes de placement.
• Gestion des listes d’attente sur plusieurs établissements.
• Fonctionnalités de CRM pour les établissements qui en ont besoin, incluant notamment la gestion des prospects et de la diffusion d'emails
• Planification de tâches administratives.
• Suivi et animation de son réseau de prescripteurs, qu'il s'agisse des médecins, des hôpitaux, ou des maisons médicales.
• Suivi détaillé des admissions, avec des tableaux de bord et des statistiques.
• Veille sur les établissements concurrents selon les personnes qui ne choisissent pas votre structure, afin de s'adapter au marché.

Intégré à la suite logicielle et 100% web, NETContact vous offre toutes les fonctionnalités nécessaires pour construire une démarche d’admission simple et efficace. Vos demandes sont centralisées, priorisées et tracées dans un outil unique et performant. Ainsi, vous bénéficiez d’une vue claire sur les actions à effectuer et leur niveau d’urgence pour un gain de temps et une gestion optimale pour vos équipes. Grâce à la base de données unique, à chaque nouvelle admission, les informations dans NETContact du nouveau bénéficiaire sont transmises à NETSoins/NETVie et NETFactu pour un suivi optimal du dossier.

Les logiciels de gestion d’admission comme NetContact redéfinissent les standards de l’efficacité dans les ESMS. Les professionnels y gagneront en temps, en qualité et en sérénité au quotidien. En automatisant les processus, en centralisant les données et en améliorant la communication, ces outils permettent aux établissements de se concentrer sur leur mission première : accompagner et prendre soin des résidents.