Comment un logiciel de planification aide à améliorer la qualité de l'accompagnement des usagers ?

Dans les établissements médico-sociaux (ESMS), la planification est au cœur du bon fonctionnement des services. Qu'il s'agisse d'un EHPAD, d'une structure dédiée aux personnes en situation de handicap ou d'un service de protection de l'enfance, assurer une organisation fluide des équipes est essentiel pour garantir un accompagnement de qualité. Pourtant, jongler avec les congés, les absences, les ajustements de dernière minute et les besoins spécifiques des usagers est un défi de taille.  

L’importance d’une gestion optimisée des ressources humaines

Une planification optimisée permet de répartir les tâches pour répondre aux besoins des équipes et des personnes accueillies dans les ESMS. Les responsables d'établissements ou cadres infirmiers peuvent créer des plannings ajustés aux besoins réels des résidents et aux contraintes des équipes, tout en tenant compte des spécificités des postes. En cas d'absence, la gestion des temps repose sur plusieurs piliers essentiels : la planification anticipée et une communication proactive. Les absences, qu’elles soient prévues (congés, RTT) ou imprévues (arrêts maladie), peuvent désorganiser les services si elles ne sont pas rapidement gérées. 

Un outil de planification facilite le suivi des congés via un portail dédié, mais aussi les ajustements quotidiens des équipes. C'est le cas où un travailleur a besoin de quitter plus tôt, ou d'échanger ses horaires avec un collègue par exemple. Les salariés peuvent alors saisir leurs demandes sans avoir à passer par le secrétariat. Une notification en temps réel permet de réorganiser les équipes et d’assurer une continuité de service optimale. Dans des structures où les besoins évoluent constamment, une plateforme numérique permet de modifier les plannings en quelques clics. Cette réactivité réduit les risques de sous-effectif ou de surcharge de travail pour certaines équipes.  

Gagner du temps et améliorer la qualité de vie au travail

Un logiciel de planification comme NETPlanning simplifie la gestion des plannings et libère du temps précieux pour les encadrants. Avec une interface claire et intuitive, ils peuvent paramétrer les besoins en personnel. Les responsables de service, que ce soit en cuisine, dans les soins aux résidents, ou dans les autres activités quotidiennes, peuvent se consacrer davantage à leurs missions d'accompagnement et de coordination, plutôt que de passer des heures à élaborer des plannings complexes. Le logiciel automatise de nombreuses tâches, laissant plus de temps pour se concentrer sur l'essentiel :  le bien-être des usagers.

Pour faciliter la construction d'un planning efficace

Grâce à la fonctionnalité de paramétrage des besoins, NETPlanning facilite la gestion des équipes pour que chaque poste critique soit couvert. Cette continuité de service est un élément clé pour offrir aux usagers un accompagnement de qualité, en évitant les ruptures dans les soins ou l’assistance.  

De plus, NETPlanning introduit le multi-code horaire. C'est une avancée qui permet notamment de poser des congés à la demi-journée ou des récupérations à la plage horaire pour une flexibilité accrue pour les salariés, mais aussi de piloter les doubles affectations RH pour planifier des salariés sur plusieurs postes ou sites dans la même journée, tout en maintenant une visibilité claire sur leurs horaires. 

Un logiciel de planification qui s'inscrit dans une suite logicielle complète

NETPlanning s’intègre parfaitement à la suite logicielle NETsoins et NETvie développée par Teranga Software. Cette cohérence offre une expérience utilisateur fluide et centralisée, limitant les efforts de coordination entre différents outils. De quoi réduire le temps consacré à la gestion administrative des plannings, renforcer une continuité de service, essentielle pour la satisfaction des usagers et de leurs familles, et améliorer la communication et la coordination entre les équipes.

Adopter une solution comme NETPlanning, c’est choisir une organisation efficace, une charge administrative allégée, et des équipes mieux préparées à répondre aux besoins des usagers. Que vous soyez gestionnaire d’un EHPAD, d'une structure handicap ou responsable dans un établissement de protection de l’enfance, ce logiciel s’adapte à vos exigences pour améliorer durablement la qualité de vos services.