Faciliter l’accès à distance aux dossiers dans les ESMS

Pour un fonctionnement efficace, les établissements et services médico-sociaux (ESMS) doivent piloter finement la gestion des informations relatives aux usagers. La capacité d'accéder à ces données de manière flexible et sécurisée, où que l'on soit, s'avère primordiale, en particulier lorsque le personnel soignant ou administratif n'est pas en proximité immédiate avec les personnes concernées. Cela peut être le cas pour une consultation virtuelle avec un médecin ou lorsqu'un collaborateur travaille de la maison, par exemple. Faciliter l'accès à distance aux dossiers dans les ESMS impose de mettre en place une stratégie claire avec l'implication de la direction des systèmes d'information (DSI) au sein de ces structures.

L'importance de l'accès à distance aux dossiers

L'accessibilité à distance aux dossiers dans les ESMS est plus qu'une commodité ; elle représente une transformation fondamentale dans la manière dont les soins sont administrés et gérés. Ce changement s'aligne sur trois axes principaux :

• Une réactivité accrue : l'accès à distance aux dossiers permet aux professionnels de santé d'agir rapidement et efficacement. Face à une urgence, accéder aux antécédents médicaux, aux traitements en cours, aux contacts de la famille, ou à des informations cruciales comme les allergies ou les préférences de soins, peut faire toute la différence. Cette réactivité joue également un rôle clé dans la gestion quotidienne des soins, permettant une réponse rapide aux besoins changeants des résidents.
  
  
• La continuité des soins : les équipes sont souvent multidisciplinaires et partager des informations à jour sur les résidents est essentiel. L'accès à distance facilite cette communication, permettant aux différents professionnels (médecins, infirmiers, aides-soignants, etc.) d'avoir une vision complète et actualisée des dossiers. Cela garantit une approche cohérente et coordonnée des soins, essentielle pour le bien-être à long terme des résidents.
  
  
• La satisfaction des résidents et de leur entourage : une communication plus fluide entre les équipes soignantes et les familles renforce la confiance et le sentiment de sécurité. Les résidents se sentent mieux compris et plus impliqués dans leur plan de soins, ce qui est fondamental pour leur bien-être émotionnel et mental. 
  
  

Les défis de l'accès à distance

Le principal défi est lié à la sécurité des données. Dans un contexte où les informations médicales sont parmi les plus sensibles et privées, garantir leur intégrité et leur confidentialité est primordial. Les ESMS doivent s'assurer que les systèmes d'accès à distance disposent de solides protocoles de cryptage, de contrôles d'accès rigoureux et de mesures de sécurité informatique robustes pour protéger les informations des résidents. Cette démarche repose notamment sur la certification HDS pour « hébergement des données de santé ». C'est une certification obligatoire pour tout prestataire hébergeant ou manipulant des données de santé qui s'impose pour l’hébergement et l'infogérance des services et applications contenant des données de santé identifiables et personnelles. En parallèle, la conformité au RGPD (règlement général sur la protection des données) impose des exigences strictes en termes de consentement des usagers pour le traitement de leurs données, de transparence sur l'usage des données, et de responsabilité en cas de violation de données.

Les solutions technologiques pour faciliter l'accès à distance

Dans ce contexte, le DUI (dossier usager informatisé) est un outil numérique essentiel. Parce qu'il facilite la gestion, le suivi et l'échange d'informations, ce système centralisé permet aux professionnels d'accéder rapidement aux données des usagers et de collaborer efficacement pour leur bien-être. Les applications mobiles sécurisées permettent aux professionnels de se connecter aux dossiers en tout lieu, garantissant une flexibilité sans précédent. Les plateformes de télémédecine ouvrent, quant à elles, de nouvelles voies pour la consultation à distance. 

Ces solutions logicielles accessibles à tous les ESMS disposent de mesures de sécurité et de confidentialité rigoureuses qui impliquent des protocoles de cryptage avancés et une authentification forte des utilisateurs. Par ailleurs, il est important de choisir un éditeur capable d'accompagner votre établissement avec une formation sur les bonnes pratiques en matière de cybersécurité.

En adoptant des solutions logicielles pour faciliter l'accès à distance des dossiers, les ESMS viennent simplifier le quotidien des professionnels en leur permettant de se concentrer davantage sur l'accompagnement des personnes, tout en améliorant la qualité des soins et des services proposés. De quoi accélérer la transformation humaine et digitale des ESMS dans un contexte où il faut encore souvent faire mieux avec moins de ressources.