Pour une personne âgée, choisir un établissement de retraite et de soins n'est pas une tâche facile. C'est pourquoi il est important que ce processus soit le plus simple possible. À la fois du côté du futur résident, mais également du côté de l'EHPAD. Entre gestion des demandes entrantes, du dossier de pré-admission, des visites et de la décision finale, il existe plusieurs étapes qui font partie intégrante du parcours de la personne âgée.
Bien les connaître pour mieux les piloter avec un outil adapté est essentiel afin de gagner en agilité dans votre organisation et optimiser vos admissions.
Étape nº1 : prise de contact et documentation
Les demandes d'admission peuvent provenir d'une multitude de sources : e-mail, téléphone, courrier, fax, en provenance de la personne âgée, de sa famille, d'un médecin ou d'un organisme de placement. Pour ne pas s'y perdre, il est important de pouvoir les centraliser. Vous connaissez ainsi l'état de la demande pour prioriser les admissions éventuelles, les canaux de communication privilégiés et les personnes qui vous ont référé une demande pour mieux animer votre réseau de prescripteurs.
Vous pouvez ensuite envoyer la documentation appropriée afin d'aider les familles à faire le bon choix directement depuis votre plateforme pour éviter de fragmenter vos données, et gagner un temps précieux.
Étape nº2 : visite, proposition et constitution du dossier
L'objectif de cette étape est de prioriser les demandes d'admission. Certaines personnes peuvent avoir besoin de soins spécifiques ou des besoins spéciaux que votre établissement ne peut pas nécessairement délivrer, par exemple. Ou des contraintes budgétaires trop importantes par rapport à votre offre. Il est donc important de qualifier les résidents afin de leur soumettre la proposition la plus adaptée à leurs besoins.
Accéder à toutes vos données en ligne et de manière centralisée vous permet de savoir qui relancer et quelles suites à donner aux demandes. Avec un logiciel en mode SaaS, une simple connexion internet vous suffit. Vos dossiers se complètent au fur et à mesure des informations reçues sans avoir besoin de fouiller dans une multitude d'e-mails, de tableurs ou de documents papier.
Vous connaissez l'état d'avancement des dossiers et des actions à mener afin d'organiser les visites d'établissement. Un système qui fonctionne également en mode multi-établissements pour mieux partager l'information entre vos structures.
Étape nº3 : commission d'admission, liste d'attente et réponse finale
Une fois la demande formalisée, celle-ci est examinée par une commission où sont généralement présents le médecin coordonnateur, le directeur de l'établissement et le psychologue. Votre plateforme de gestion permet de suivre les admissions, d'intégrer les notes et observations, et de créer un dossier personnalisé qui suivra le résident tout au long de sa vie dans votre établissement. Toutes ses informations sont ensuite partagées au sein de votre suite logicielle (gestion des soins, facturation, etc) pour un parcours respectueux des attentes du résident.
Pour un établissement qui accueille des personnes âgées, il est fondamental de documenter toutes ces étapes afin d'optimiser ses admissions. Cela vous permet d'adresser le bon message au bon moment et à la bonne personne tout en optimisant vos ressources internes. Le bon logiciel est ainsi le garant de votre efficience opérationnelle au service de vos résidents et patients.
