EHPAD : ce qu'il faut faire et ne pas faire pour réussir une visite d'établissement

Alors que le processus d'admission en EHPAD est très normé, l'étape de la visite constitue un moment important. En effet, on ne choisit pas un EHPAD sur son site web ou sa brochure. Ce qui compte, c'est de se rendre sur place, de sentir l'ambiance, de rencontrer les résidents et le personnel et de visiter les locaux afin de prendre sa décision en toute indépendance.

Pour les établissements aussi, la visite est un moment important. Pour ne pas la sous-estimer, voici ce qu'il faut faire et ne pas faire afin d'accueillir vos futurs pensionnaires dans les meilleures conditions.

Les mauvaises pratiques à oublier

● Traiter chaque visiteur de la même manière : il est important de personnaliser la relation entre l'établissement et le résident ou le patient. Chaque personne est différente. À la fois sur le plan médical avec des pathologies spécifiques, mais également sur le plan personnel et comportemental. Il est important de savoir à qui vous vous adressez lors de la visite. Pour cela, vous devez collecter en amont des données personnelles utiles et concrètes, accessibles à votre personnel, afin de faire passer les bons messages au bon moment et à la bonne personne.

● Ne pas proposer un exemplaire du contrat de séjour et du règlement intérieur : si une famille vous les demande, vous êtes dans l'obligation de les remettre. Mais il ne faut pas attendre qu'on vous en fasse la demande. Ces documents administratifs reflètent aussi le sérieux de votre établissement. Plus vous êtes transparent, mieux c'est pour tout le monde.

Les bonnes pratiques à développer

● Impliquer vos équipes : si les locaux sont importants, la visite est aussi l'occasion de rencontrer les personnes qui travaillent au quotidien dans l'EHPAD. Il vous faudra leur dégager du temps sur leur planning et les former afin qu'ils puissent expliquer leur rôle et partager les bonnes pratiques. Plus cette organisation sera anticipée, plus vos équipes auront l'esprit serein au moment de rencontrer de futurs résidents.

● Intégrer des activités à vos visites : quoi de mieux qu'une activité réelle avec des patients ou résidents pour prendre conscience de la réalité quotidienne de l'EHPAD ? Grâce à un système de planification optimale, vous pouvez organiser des moments de rencontre entre résidents et futurs résidents. Vous pourriez même faire rencontrer des personnes qui ont habité la même ville ou le même quartier, par exemple, afin de nouer des liens privilégiés.

● Être transparent sur les tarifs : entrer dans un EHPAD est une situation stressante pour les familles. Pour faciliter la prise de décision, il faut être honnête, sincère et humain et ne surtout pas hésiter à parler de budget, de ce qu'il inclut et des options supplémentaires.

Au moment de visiter un EHPAD, personne n'a envie de se retrouver dans un établissement mal organisé, à la propreté douteuse et au personnel fatigué et peu disponible.

La visite est une étape cruciale pour multiplier les admissions et véhiculer une image positive de votre établissement. Pour en réussir la visite, disposer des bons outils de gestion peut vous aider pour en faciliter l'organisation.