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EHPAD : comment piloter les absences et les concilier en fonction de l'établissement ?

5,11%. C'est le taux d'absentéisme moyen en France selon le dernier baromètre Ayming.
8,9%. C'est le taux d'absentéisme record pour les EHPAD selon les données de l'ANAP (Agence Nationale d'Appui à la Performance). Soit une moyenne de 32,5 jours moyens d’absence par salarié sur une année.

Dans cette situation, la flexibilité et l’adaptabilité du travail demeurent un levier d’action incontournable, et ce, dans tous les secteurs. Le baromètre soulignait d'ailleurs qu'un changement d’horaire ou de planning constitue la première raison qui permet d’éviter les absences. Or, dans les EHPAD, comme dans tous les établissements ou services sociaux ou médico-sociaux, la gestion humaine peut représenter un véritable casse-tête. Heureusement, il existe des solutions.

 

Concilier les besoins et les ressources d'un établissement : un défi complexe

La performance des EHPAD dépend de leur capacité à maintenir leurs équipes au travail dans de bonnes conditions, surtout dans un contexte où les contraintes budgétaires sont fortes. Or, travailler dans un EHPAD signifie parfois s'exposer à des conditions de travail difficiles qui peuvent être intenses émotionnellement, avec des horaires décalés, etc.

Résultat, une absence, même prévue, peut venir désorganiser l'établissement. En la matière, l'ANAP distingue plusieurs types d'absentéisme :

  • L'absentéisme prévu, comme les congés payés, les congés familiaux, la formation ou les activités syndicales.
  • L’absentéisme non prévu, comme la maladie, un accident du travail ou une grève.


L'absentéisme peut ensuite être évitable par une prévention suffisamment précoce des facteurs de dégradations des conditions de travail, ou non évitable, lorsqu'il est lié à un congé maternité ou une maladie ordinaire sans lien avec le travail. Dans ce cadre, disposer des bons outils est indispensable pour limiter l'impact des absences et ainsi mieux concilier les besoins et les ressources d'un EHPAD.

solutions_absence_ehpad

Bien gérer le pilotage des absences

Vos résidents seront toujours présents dans votre établissement, qu'il s'agisse d'une journée ordinaire, du 14 juillet ou du 25 décembre. Ils auront toujours autant besoin d'activités, de soins ou de repas. Et c'est justement pour mieux gérer vos ressources que la digitalisation de votre établissement fera la différence.

Piloter les absences des intervenants nécessite une organisation rigoureuse. Là où un membre de l'équipe administrative devait alors passer des heures à se plonger dans les calendriers de chacun pour tenter de trouver des solutions rapidement, le digital a rendu ce besoin caduc.

Aujourd'hui, une bonne plateforme vous permet de modifier librement vos plannings (copier-coller, ajout, suppression, modification des plages horaires, etc.). Vous serez aidés par une surveillance automatique des contraintes légales et contractuelles et pouvez ainsi mieux gérer vos absences (congés payés, RTT, récupérations, maladies...) avec des compteurs de suivis mis à jour en temps réel.

Pour plus de flexibilité, vos équipes peuvent même déposer leurs demandes d'absences depuis leur ordinateur ou téléphone. L'analyse des besoins en personnel est ainsi pilotée de manière granulaire pour visualiser en temps réel les différences entre vos ressources et votre planning.

gestion_equipe_ehpadLimiter l'absentéisme dans les EHPAD passe par des ajustements d'ordre technique (équipements et outils de travail, aménagement des postes, bruit, éclairage…), organisationnel (organisation des activités, révision des protocoles internes, révision des horaires et de la répartition des effectifs…) ou relationnel (réunions d’équipe, formations, mise en place de binômes, mentorat, dialogue social...).

Dans tous les cas, une meilleure communication avec vos équipes simplifie l'organisation de votre EHPAD : l’anticipation des absences prévues et l’adaptation aux absences imprévues vous permettront ainsi de maintenir la qualité de service de votre établissement.

[Cas client] Teranga Software au service de l'EHPAD Béthanie

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Par Déborah Drean

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