La conformité dans les ESMS : comment rester à jour avec les normes en constante évolution ?

Travailler dans le milieu social et médico-social consiste à travailler dans un milieu hautement réglementé. Si les lois et réglementations qui régissent le fonctionnement des établissements et services médico-sociaux (ESMS) sont indispensables pour assurer le bon fonctionnement des établissements et le bien-être physique et mental des personnes accueillies, elles peuvent aussi évoluer, obligeant les équipes à mettre à jour leurs connaissances et leurs habitudes de travail. C'est pourquoi il est essentiel d'avoir un processus en place pour favoriser la conformité des ESMS aux règles en vigueur.

DSI : un rôle clé en matière de conformité dans les établissements

Dans les ESMS, la conformité réglementaire est plus qu'une obligation légale : elle est le pivot central garantissant la sécurité, la qualité des soins et la responsabilité vis-à-vis des usagers. Les directions des systèmes d'information (DSI) jouent un rôle crucial dans ce processus. Elles assurent que les systèmes informatiques respectent les normes en vigueur, contribuant ainsi à la protection des données sensibles des résidents et à l'efficacité des soins prodigués. C'est, par exemple, le cas avec le RGPD (règlement général sur la protection des données) ou encore la norme HDS (hébergement des données de santé) en matière de gestion des données personnelles. 

Des normes en constante évolution

En France, c'est la Haute Autorité de Santé (HAS) qui certifie les établissements de santé. Il s'agit d'une procédure indépendante et obligatoire d’évaluation du niveau de qualité et de sécurité des soins dans les établissements de santé, publics et privés. Elle est réalisée tous les 4 ans par des professionnels mandatés par la HAS. Tous les établissements doivent donc s'assurer que le respect des normes dans de nombreux domaines correspond aux attentes de la HAS au niveau de la personne, des professionnels et de l'établissement.

Ainsi, si des dispositifs de management de la qualité et des risques sont aujourd’hui bien installés dans la quasi-totalité des établissements, c'est notamment grâce à ces normes qui évoluent continuellement, sous l'influence de divers facteurs (avancées médicales, nouvelles technologies, protection des données personnelles, attentes des résidents et de leurs familles, etc.).

Bonnes pratiques pour se tenir à jour

Rester à jour avec ces normes en perpétuelle mutation représente un défi majeur pour les professionnels des ESMS, et notamment les DSI. Ils doivent naviguer dans un océan de réglementations souvent complexes et les ressources limitées, tant en termes de temps que de personnel, compliquent cette tâche. Pour y parvenir, il existe toutefois des solutions à mettre en place :

• Structurer la veille avec une ou plusieurs personnes qui bloquent une heure chaque semaine pour vérifier les dernières actualités.
• Documenter l'information au sein d'un document partagé du type Notion ou Google Docs.
• Partager les tendances et mises à jour en formalisant une rencontre mensuelle pour échanger sur les informations, projets et nouveautés.
• Disposer d'une liste de sources référentes qui font autorité sur tous les sujets réglementaires liés aux établissements, de la DSI aux équipes médicales, en passant par l'équipe administrative, les services généraux ou les résidents et patients. Exemples :
  • Les organismes de réglementation comme la HAS, le ministère de la Santé, la CNIL, l'ISO, etc.
  • Les associations professionnelles qui offrent des analyses, des résumés et des conseils sur l'application des nouvelles règles.
  • Les publications spécialisées, journaux et revues du secteur médico-social.
  • Les réseaux professionnels pour échanger avec des pairs afin de bénéficier de conseils et des retours d'expérience.

La conformité dans les ESMS concerne toutes les professions des établissements, et les DSI ne sont pas en reste. En restant informés et en adoptant des stratégies de veille efficaces, ils peuvent jouer un rôle déterminant dans le maintien de la qualité et de la sécurité des soins, tout en garantissant un haut niveau d'exigence sur le plan technologique.

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