6 bonnes pratiques pour une base de contacts précise, fiable et performante !

Vous utilisez quotidiennement NETContact ou une autre base de contacts dans le cadre de vos missions d’admission et de gestion des usagers au sein de votre établissement et vous remarquez peut-être :

• des dossiers en doublon dans votre base ? 
• des dossiers demandeur peu ou mal renseignés ?
• des difficultés à retrouver un dossier ?
• des lenteurs pour afficher une liste de demandeurs ? 
• des anciens dossiers qui viennent “polluer” vos vues ?
• une perte de temps pour retrouver les bons documents à joindre ?

Ces signaux d'alerte indiquent que votre base de données nécessite une optimisation. Une bonne gestion des données est essentielle pour garantir que les informations stockées restent précises, fiables et exploitables. Une base de contacts performante permet de prendre des décisions éclairées, d'améliorer l'efficacité opérationnelle et de fournir un service client de qualité. En appliquant quelques bonnes pratiques, vous pourrez facilement maintenir une base saine et performante.

1. Collecte de données précises : Assurez-vous que les données sont collectées de manière précise dès le départ. Posez-vous la question par exemple  : “Quelles sont les données indispensables pour créer un dossier demandeur  ? Cela peut impliquer la mise en place de formulaires de saisie de données avec des champs obligatoires et des contrôles de validation pour éviter les erreurs.
   
   
2. Nettoyage régulier des données : Planifiez des activités de nettoyage régulières pour éliminer les données obsolètes, dupliquées ou incorrectes de votre base de données. L'archivage joue également un rôle crucial pour maintenir la santé, la fiabilité et les performances de votre base. Archivez les dossiers qui n’ont plus lieu d’être dans votre base de contacts.
   
   
3. Normalisation des données : Assurez-vous que les données sont stockées de manière cohérente en normalisant les formats et les conventions d'écriture. Cela facilitera la recherche et l'analyse des données. Par exemple, mettez en place une règle pour les intitulés des documents stockés (exemple : [DOCUMENTATION] ; [ADMISSION] …) et désactivez-les lorsqu'ils deviennent obsolètes.
   
   
4. Mise en place de processus de gouvernance des données : Établissez des processus clairs pour la gouvernance des données, y compris la définition des responsabilités, l'attribution des autorisations d'accès et la gestion des modifications apportées aux données. Par exemple, mettez en place une règle stipulant que “toute demande de plus de N mois sans actions doit être clôturée et archivée”.
   
   
5. Intégration des données : Assurez-vous que les différentes sources de données sont intégrées de manière transparente pour éviter les incohérences et les doublons. Lorsque vous créez un nouveau dossier, soyez attentif aux alertes signalant un éventuel doublon. Consultez le dossier existant si c'est le cas, et évitez de créer un nouveau dossier inutilement.
   
   
6. Formation du personnel : Formez votre personnel à l'importance de la qualité des données et aux bonnes pratiques à suivre. Assurez-vous qu'ils comprennent comment leurs actions peuvent affecter la qualité des données et comment éviter les erreurs.

En adoptant ces bonnes pratiques, vous contribuerez à maintenir une base de données saine, fiable et performante, essentielle pour une gestion efficace des usagers et la prestation d'un service de qualité. Nos équipes peuvent vous accompagner grâce au logiciel NETContact, spécialement conçu pour la gestion des admissions, afin de vous aider à adopter les bons réflexes au quotidien !