Badgeuse, système de pointage, gestion manuelle, formulaire papier, fichier Word ou Excel … en matière de planification et de gestion du temps de travail … il existe presque autant de moyens de gérer le temps de vos équipes administratives et soignantes que d'EHPAD !
Or, dans un contexte où la pénurie de personnel et les heures supplémentaires sont des défis quotidiens pour les directions, il est essentiel d'avoir une approche structurée, centralisée et claire afin de faire gagner du temps à tout le monde. Pour éviter la course contre la montre, faut-il se laisser tenter par les badgeuses en EHPAD ?
Le suivi du temps de travail : un enjeu important
Très répandue dans l'industrie, la gestion du temps de travail avec un système de pointeuse s'est lentement démocratisée à la fin des années 90 en raison des 35 heures. Le système permettait alors d'apporter la preuve des horaires de travail réalisés par les salariés et a conduit à accélérer l'adoption de logiciels spécialisés dans la gestion des horaires et des plannings.
Dans les années 2000, les ESMS commencent à s'équiper avec des solutions professionnelles pensées pour leurs établissements. Mais le chemin est long et chaotique. En 2009, 50% des établissements qui avaient opté pour la mise en place de badgeuses ont abandonné le projet en raison d'un climat social sensible. En cause : une mauvaise communication et un déploiement précipité. Les établissements qui ont réussi leur mise en place sont ceux qui ont investi du temps et de l'énergie dans des phases d’explications et de négociations.
Pour gérer le temps de travail dans les ESMS, le principe est toujours le même : le personnel enregistre son identifiant, la date et l'heure. Cela peut se passer au moment où il rentre dans l’établissement, lorsqu'il accède au vestiaire, dans la chambre d’un résident ou au moment d'allumer son ordinateur. Parce que chaque établissement dispose de sa propre politique, il est essentiel de se munir d'un outil qui soit le plus souple possible pour traiter tous les cas particuliers et automatiser un maximum de tâches de manière transparente et incontestable.
Bien choisir son système de gestion du temps
Contrats, congés, roulements, besoins en personnel, cycles de travail, plannings partagés … la gestion du temps dans un EHPAD nécessite d'être solidement organisée. Mais ce n'est pas tout. Pour éviter les maux de tête à répétition, il est important de construire sa politique interne en collaboration avec un outil technologique pertinent. Ce dont vous avez besoin, c'est un outil 100% web et accessible depuis n’importe quel terminal (smartphone, tablette ou ordinateur) qui s'adapte à vos besoins et à vos habitudes de travail.
De quoi suivre efficacement les absences, les roulements et les cycles de travail de vos équipes grâce à des messages d'alertes en cas d'erreur(s) ou de non-respect des règles définies. Les heures supplémentaires, les compteurs et les récupérations acquises par vos équipes sont ainsi automatiquement calculés.
La badgeuse en EHPAD peut être une vraie bonne idée si elle est associée à une brique technologique simple, puissante et flexible. À quoi bon disposer d'une badgeuse si votre service RH reçoit chaque jour des dizaines d'e-mails pour valider, vérifier et comptabiliser le temps de travail ?
Enfin, n'oubliez pas que ce choix devrait être concerté pour servir vos équipes et indirectement, vos patients et résidents. Une badgeuse peut améliorer la qualité de vie au travail ou compliquer un quotidien professionnel selon la manière dont elle est implémentée. Un choix qui doit être raisonné et structuré pour ne pas prendre la décision en un rien de temps !
